PEMBINAAN PENYUSUNAN PEDOMAN KEARSIPAN TERHADAP DESA

Kamis, 28 Maret 2024

Di Aula Lantai IV Kantor Bupati Rembang

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Arsip dan kearsipan juga dapat dibedakan berdasarkan pemahaman bahwa arsip merupakan media atau barang, sedangkan kearsipan adalah cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah dilakukan.

Drs. Anhar, dalam bukunya yang berjudul “Pengurusan surat dan kearsipan”, menyatakan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan.

Klasifikasi arsip dimaksudkan untuk dapat mengenali kegiatan dan permasalahan yang terkandung di dalam arsip/surat. Dalam proses administrasi Departemen Pekerjaan Umum sesuai dengan fungsi utamanya, ada dua kegiatan pokok yaitu kegiatan fasilitatif dan kegiatan substantif.

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi.

Daur hidup arsip

• Penilaian Arsip.
• Jadwal Retensi Arsip.
• Pemindahan Arsip Inaktif.
• Pemusnahan.
• Penyerahan Arsip Statis.

Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:

• penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip.
• pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip.
• penyimpanan dan pemusnahan arsip.

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.